Medewerker bestuurssecretariaat
Organisatie
Doesburg ligt op het drielandenpunt van de Achterhoek, de Veluwe en de Liemers en staat bekend om de gerestaureerde, historische binnenstad en vestingwerken. Door de ligging aan de IJssel en de Oude IJssel is Doesburg ook een stad aan het water. De stad koestert kunst, cultuur en toerisme en wil bedrijvigheid en werkgelegenheid bevorderen.
De gemeente telt ongeveer 11.500 inwoners. Centraal staan het behoud van het bestaande voorzieningenniveau en het bevorderen van de participatie van inwoners aan het maatschappelijk leven. Doesburg wil een sociale gemeente zijn.
De gemeente kent een platte organisatiestructuur, gebaseerd op integraal management en zelfsturende teams. Er werken ongeveer 110 mensen. Het management stuurt een veertiental zelfsturende teams op afstand aan door middel van taakstellingen en plannen.
Opdracht
Als medewerker bestuurssecretariaat ondersteun je de burgemeester, 3 wethouders en de gemeentesecretaris van de gemeente Doesburg. Je weet precies waar en wanneer je nodig bent en handelt zoveel mogelijk zelfstandig zaken af. Je maakt een goede inschatting van prioriteiten, weet wanneer je vragen in de organisatie uitzet en houdt onder alle omstandigheden het overzicht.
Je zorgt voor secretariële en administratieve ondersteuning. Je signaleert, plant vooruit en denkt mee. Je werkt nauw samen met de andere medewerker van het bestuurssecretariaat en jullie vervangen elkaar wanneer nodig.
Je staat in nauw contact met het bestuur, de rest van de organisatie en externe partijen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe afspraken en je controleert en stroomlijnt informatiestromen. Je ontvangt bezoekers gastvrij en professioneel. Voor vergaderingen verzamel je de stukken en stel je de agenda op. Ook bij bestuurlijke en representatieve aangelegenheden ben je inzetbaar voor de voorbereiding en begeleiding.
Jouw taken:
• Je verzorgt het complexe agendabeheer voor B&W en de gemeentesecretaris.
• Je bewaakt planningen, actiepunten en termijnen.
• Je zorgt ervoor dat collega’s op de juiste tijd de juiste stukken aanleveren in iBabs.
• Je ondersteunt bij het voorbereiden en volgen van afspraken en besluiten van het college.
De gemeente zoekt een representatieve en proactieve persoonlijkheid met een hands-on mentaliteit, die goed prioriteiten kan stellen, grenzen kan bewaken en verbanden kan leggen. Je bent servicegericht, attent en flexibel, gaat goed om met de vertrouwelijkheid van de functie en beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.
Vereisten
• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4-niveau.
• Je hebt in de afgelopen 5 jaar minimaal 1 jaar werkervaring als bestuurssecretaresse voor B&W bij een overheidsorganisatie.
• Je hebt werkervaring met iBabs; benoem dit duidelijk in je reactie.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met het opstellen van procesverbeteringen binnen een gemeentelijke organisatie; benoem dit duidelijk in je reactie.
• Je kunt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen.
• Je cv is in het Nederlands opgesteld, telt maximaal 5 pagina’s (exclusief voorblad en een motivatiebrief van maximaal 1 pagina) en wordt aangeleverd als pdf.
• Je cv bevat minimaal 2 referenties, met naam, functie en organisatie.
Wensen
• Je hebt werkervaring met Microsoft Office 365, Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint; benoem in je cv waar je deze ervaring hebt opgedaan.
• Je bent uiterlijk per 1 december 2026 beschikbaar voor 32 uur per week.
• Je bent bereid om minimaal 3 dagen per week op locatie aanwezig te zijn; benoem dit duidelijk in je reactie.
• Je hebt werkervaring als managementondersteuner, bestuurssecretaresse en/of directiesecretaresse binnen een overheidsorganisatie; hoe meer jaren werkervaring (bij voorkeur meer dan 5 jaar), hoe beter.
Competenties
• Je bent mondeling sterk in je uitdrukkingsvaardigheid.
• Je bent schriftelijk sterk in je uitdrukkingsvaardigheid.
• Je bent klantgericht.
• Je toont tactisch gedrag.
• Je werkt resultaatgericht.
• Je werkt goed samen.
• Je bent assertief.
• Je bent besluitvaardig.
• Je bent kritisch.
• Je kunt goed plannen en organiseren.
Planning
Je start op 1 december 2026. De opdracht loopt tot en met 31 december 2028; verlenging is mogelijk, maar nog niet bekend. Je werkt 32 uur per week.
Werkdag
Je werkt op maandag tot en met vrijdag. Hybride werken is in overleg mogelijk.
Functieschaal
Deze functie valt in functieschaal 8 van de cao van de opdrachtgever.
__________________
Solliciteer direct