Portfolio ondersteuner
Organisatie
Gemeente Leiden werkt binnen de Leidse regio aan een betrouwbare en toekomstbestendige informatievoorziening. Binnen team Projecten Informatie Voorziening werken projectmanagers en projectondersteuners samen aan de succesvolle uitvoering van IV-projecten.
Als Portfolio Ondersteuner ondersteun je de Project Portfolio Manager en werk je daarnaast als Projectondersteuner aan verschillende IV-projecten. De verdeling tussen beide rollen wordt in overleg bepaald.
Opdracht
Als Portfolio Ondersteuner zorg je voor een actueel en compleet overzicht van de projecten binnen de IV-portfolio. Je stelt periodieke financiële portfoliorapportages op, controleert projectregistraties en bewaakt dat wijzigingen tijdig worden verwerkt.
Je coördineert de administratieve verwerking van projecten in tijdschrijf- en financiële systemen. Daarnaast ondersteun je bij de financiële doorbelasting van projectkosten aan opdrachtgevers en werk je hierbij nauw samen met de financiële afdeling.
Een deel van je inzet bestaat uit werkzaamheden als Projectondersteuner (PMO). Je houdt financiële en integrale projectplanningen actueel en registreert acties, issues, risico’s, wijzigingsverzoeken en besluiten.
Je bewaakt kwaliteitsaspecten en ondersteunt projectmanagers bij het gestructureerd uitvoeren van projecten volgens geldende standaarden en procedures. Ook onderhoud je de capaciteit- en resourceplanning en ondersteun je bij de inzet van externe medewerkers.
Daarnaast stel je management- en voortgangsrapportages op over planning en financiën, beheer je projectdossiers en zorg je voor duidelijke communicatie richting projectleden en andere stakeholders.
Vereisten
• Minimaal mbo werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als Portfolio Ondersteuner of Projectondersteuner.
• Meerjarige aantoonbare ervaring met financiële processen en de uitvoering daarvan.
• Prince2 Foundation-certificering.
• Beschikbaar voor 32 uur per week.
Wensen
• Ervaring met het ondersteunen van een Project Portfolio Manager.
• Ervaring met portfolio- en projectrapportages, waaronder financiële rapportages.
• Ervaring met financiële doorbelasting en projectadministratie.
• Ervaring met integrale projectplanning, capaciteit- en resourceplanning.
• Ervaring met het beheren van actielijsten, issue- en risklogs, wijzigingsverzoeken en risicoanalyses.
• Ervaring met management- en voortgangsrapportages.
• Ervaring met projectondersteuning binnen informatievoorziening of IV-projecten.
• Ervaring met het verbeteren van projectprocessen, projectdossiers en stakeholdercommunicatie.
• Inzicht in bestuurlijke verhoudingen.
Competenties
• Proactief.
• Oplossingsgericht.
• Communicatief sterk.
• Samenwerkingsgericht.
• Integer.
• Nauwkeurig en accuraat.
• Sterk in plannen en organiseren.
• In staat werkzaamheden duidelijk af te bakenen.
• Initiatiefrijk.
• Omgevingsbewust.
Planning
De opdracht start op 1 oktober 2026 en heeft een initiële looptijd van 12 maanden. Er is een verlengingsmogelijkheid van maximaal 36 maanden.
Werkdag
De inzet bedraagt 32 uur per week. De specifieke werkdagen zijn niet vermeld.
__________________
Solliciteer direct