ZZP: Secretaris ROCOVF
Organisatie
De belangen van reizigers in het openbaar vervoer in de provincie Flevoland worden behartigd door het Regionaal Overleg Consumentenbelangen Openbaar Vervoer Flevoland (ROCOVF). In de Wet Personenvervoer is vastgelegd dat de provincie als concessieverlener en de vervoerbedrijven als concessiehouders over een aantal onderwerpen advies vragen aan en overleggen met organisaties die de belangen van OV-reizigers behartigen.
In het ROCOVF zijn reizigersorganisaties, jongeren en studenten, ouderen, scholieren en mensen met een functiebeperking vertegenwoordigd.
Het ROCOVF telt 6 leden die gemiddeld 5 keer per jaar vergaderen onder leiding van een onafhankelijk voorzitter. De voorzitter wordt ondersteund door een onafhankelijke secretaris die door de provincie wordt ingehuurd. De bijeenkomsten duren gemiddeld 2,5 uur en vinden plaats in het provinciehuis in Lelystad, op donderdag van 14:30 tot 17:00 uur. Vooraf is er een korte voorbespreking van een half uur tussen de voorzitter, de secretaris, de provinciale contactpersoon en (ambtelijke) vertegenwoordigers van de concessieverleners.
In Flevoland rijdt Keolis de concessie stads- en streekvervoer Almere (gedelegeerd aan de gemeente Almere, tot eind 2027) en EBS de concessie IJssel-Vecht (tot halverwege 2029), die de provincie samen met Gelderland en Overijssel beheert. Daarnaast is de provincie opdrachtgever van FlexRRReis Flevoland en maakt de Q-liner Emmeloord-Groningen deel uit van de concessie Fryslân. Binnen OV-Oost werkt Flevoland nauw samen met de provincies Overijssel en Gelderland, onder meer aan Tarievenhuis Oost. Ook de ROCOV’s van de drie provincies werken samen in het ROCOV Oost, dat gemiddeld zo’n 5 keer per jaar overlegt. Het secretariaat en voorzitterschap daarvan rouleren; in 2028 is Flevoland aan de beurt.
Opdracht
Als secretaris van het ROCOVF ondersteun je de voorzitter en zorg je voor een goed georganiseerd en goed voorbereid overleg.
Je taken zijn onder meer:
• Je bereidt de vergaderingen tijdig voor in overleg met de voorzitter: je plant de vergaderingen, vraagt agendapunten uit bij stakeholders, nodigt deelnemers uit, stelt de agenda op en verstuurt de vergaderstukken.
• Je overlegt regelmatig, soms wekelijks, met de voorzitter over ontwikkelingen en werkzaamheden.
• Je levert jaarlijks uiterlijk 1 december, na afstemming met de voorzitter en de provinciale contactpersoon, een werkplan op met onder meer de vergaderdata, de globale inhoud van de vergaderingen en deadlines voor het aanleveren van vergaderstukken.
• Je woont de reguliere en eventuele extra ROCOVF-overleggen bij, bijvoorbeeld bij een nieuwe concessieaanvraag.
• Je verzorgt de verslaglegging, inclusief het opstellen en proactief bewaken van actielijsten. Een week na de vergadering lever je een eerste concept aan de voorzitter; binnen twee weken ontvangen de belanghebbenden het conceptverslag met de bijgewerkte actielijst.
• Je verspreidt tussentijdse informatie van OV-autoriteiten en vervoerders onder de ROCOVF-leden, nodigt hen uit voor externe bijeenkomsten binnen OV-Oost en moedigt hen aan daarbij aanwezig te zijn.
• Je stelt brieven, notities en adviezen op waarin de afwegingen van het ROCOVF beknopt worden weergegeven. Adviezen verstuur je uiterlijk twee weken na het overleg naar de belanghebbenden.
• Je zorgt voor afstemming tussen de betrokkenen bij het ROCOVF en voor een regelmatige terugkoppeling met de OV-autoriteiten (provincie Flevoland en gemeente Almere) wanneer adviezen of ontwikkelingen daarom vragen.
• Je verzamelt de jaarlijkse declaraties van de ROCOVF-leden en levert die aan bij de provinciale contactpersoon.
• Je stimuleert nieuwe en huidige leden om cursussen te volgen die bijdragen aan hun inbreng in het ROCOVF.
• Je onderhoudt contact met het landelijke ROCOV en zorgt dat verzoeken binnen de gestelde termijnen worden besproken en beantwoord.
• Wanneer Flevoland aan de beurt is (één keer in de 3 jaar), vervul je ook het secretariaat van het ROCOV Oost, met zo’n 5 overleggen per jaar.
Bij de uitvoering vraagt de provincie aandacht voor tijdige afstemming met de voorzitter en (over de financiën) met de provinciale contactpersoon. Je borgt de kwaliteit van de aangeleverde stukken door te controleren of vraagstelling en inhoud voldoende zijn voor een zinvolle bespreking, met bijzondere aandacht voor de onderbouwing van adviesaanvragen en voorstellen. Je bewaakt de gemaakte afspraken, signaleert openstaande acties tijdig en handelt daar proactief op. Adviezen formuleer je volledig conform het besprokene en het vergaderverslag, zodat de concepten binnen een week aan de leden kunnen worden voorgelegd.
De verschillende doelgroepen en gebieden in Flevoland zijn nog niet optimaal vertegenwoordigd in het ROCOVF. Van de secretaris wordt verwacht dat die hieraan bijdraagt door contact te zoeken met organisaties die nog niet vertegenwoordigd zijn, vragen van geïnteresseerden te beantwoorden, voorstellen te doen om leden te werven en potentiële leden te enthousiasmeren en uit te nodigen voor een overleg, in overleg met de voorzitter en de provinciale contactpersoon.
Na afloop van de overeenkomst draag je het archief over aan de opvolgende secretaris. Bij tijdelijke, permanente of geplande uitval van de secretaris zorgt de opdrachtnemer voor vervanging.
Vereisten
• Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau.
• Je bent bereid en in staat om gedurende de opdracht fysiek aanwezig te zijn bij de ROCOVF-overleggen in het provinciehuis in Lelystad, indien en voor zover dit volgens de geldende richtlijnen plaatsvindt. Dit blijkt expliciet uit je offerte.
• Je bent per 15 januari 2027 beschikbaar voor minimaal 4 uur per week op donderdag.
• Je gebruikt bij de uitvoering van de opdracht je eigen IT-middelen (laptop, telefoon en bijbehorende accessoires), volgens het principe ‘Bring Your Own Device’.
• Je cv telt maximaal 5 pagina’s (exclusief een motivatiebrief van 1 pagina en een voorblad van 1 pagina), is in het Nederlands opgesteld en wordt aangeleverd als pdf.
• Je cv bevat minimaal 2 referenties, met naam, functie en organisatie.
Wensen
• Je hebt aantoonbare werkervaring en kennis van het werkveld van het openbaar vervoer. Je benoemt in je offerte waar je deze werkervaring en kennis hebt opgedaan.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met beleidsmatige en bestuurlijke processen binnen een gemeentelijke, provinciale of regionale overheidsorganisatie. Je benoemt dit in je offerte aan de hand van concrete opdrachten, rollen en verantwoordelijkheden.
• Je hebt een aantoonbaar netwerk binnen het openbaar vervoer, mobiliteit en reizigersbelangen. Je benoemt dit in je offerte aan de hand van concrete samenwerkingen, opdrachtgevers en relevante contacten binnen het werkveld.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van secretariële ondersteuning, bij voorkeur met het secretarieel ondersteunen van een ROCOV.
Competenties
• Je hebt goede communicatieve vaardigheden en een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• Je hebt goede vaardigheden in structureren en plannen.
• Je hebt affiniteit met het openbaar vervoer.
• Je kunt ROCOVF-leden op een positieve manier stimuleren om hun kennis over het OV te verrijken.
• Je hebt een proactieve en flexibele houding.
• Je bent leergierig en nieuwsgierig.
Planning
Je start op 15 januari 2027. De opdracht duurt 24 maanden en kan twee keer met 12 maanden worden verlengd. Je werkt 4 uur per week. Alleen in 2028 wordt de opdracht uitgebreid naar 7 uur per week, vanwege aanvullende werkzaamheden voor het secretariaat van het ROCOV Oost.
Reageren kan tot uiterlijk woensdag 18 november 2026, 09:00 uur.
Werkdag
Je werkt op donderdag, de dag van het ROCOVF-overleg. De provincie kan je vragen een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.
__________________
Solliciteer direct