Bestuurssecretaresse
Organisatie
Gemeente Barneveld is een groeiende gemeente waar inwoners, ondernemers en bestuur centraal staan. Binnen de organisatie wordt gewerkt aan maatschappelijke opgaven en een professionele dienstverlening. Het team Bestuursondersteuning verzorgt de ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders en draagt bij aan een efficiënte en zorgvuldige bestuurlijke besluitvorming. Vanwege tijdelijke capaciteitsbehoefte wordt gezocht naar een ervaren Bestuurssecretaresse die direct inzetbaar is binnen een bestuurlijk complexe omgeving.
Opdracht
Als Bestuurssecretaresse ondersteun je één of meerdere bestuurders en zorg je voor een professionele, efficiënte en betrouwbare ondersteuning van bestuurlijke processen. Je bent de verbindende schakel tussen bestuur, organisatie en externe relaties en bewaakt de voortgang van uiteenlopende werkzaamheden binnen de bestuursondersteuning.
Werkzaamheden:
• Beheren van complexe agenda’s van bestuurders.
• Afstemmen van afspraken met interne en externe stakeholders.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Verzorgen van vergaderstukken en bestuurlijke dossiers.
• Verwerken van besluiten en documenten in bestuurlijke systemen.
• Ondersteunen bij mailboxbeheer en correspondentie.
• Notuleren van overleggen en bewaken van actiepunten.
• Ondersteunen bij representatieve ontvangsten en bijeenkomsten.
• Signaleren van knelpunten en bijdragen aan procesverbeteringen binnen de bestuursondersteuning.
Resultaat van de opdracht:
• Bestuurders zijn optimaal ondersteund in hun dagelijkse werkzaamheden.
• Agenda’s, vergaderingen en bestuurlijke processen zijn zorgvuldig georganiseerd.
• Bestuurlijke stukken zijn tijdig en correct verwerkt.
• Acties en besluiten zijn adequaat opgevolgd.
• Continuïteit binnen de bestuursondersteuning is gewaarborgd.
Vereisten
• Afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau.
• Minimaal 2 jaar ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een bestuurlijke of complexe organisatie.
• Ervaring met agendabeheer, notuleren en bestuurlijke ondersteuning.
• Ervaring met Microsoft Office, waaronder Outlook, Word, Teams en Excel.
• Beschikbaar voor minimaal 24 uur per week gedurende de volledige opdrachtperiode.
• Affiniteit met bestuurlijke processen binnen een gemeentelijke organisatie.
Wensen
• Ervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke of bestuurlijke organisatie.
• Ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen en vergaderondersteuning.
• Ervaring met systemen zoals iBabs, Zaaksysteem of vergelijkbare bestuurlijke applicaties.
• Ervaring met complex agendabeheer voor bestuurders of directieleden.
• Kennis van bestuurlijke processen en politieke sensitiviteit.
• Ervaring binnen een overheidsorganisatie.
Competenties
• Bestuurlijk sensitief.
• Nauwkeurig.
• Organisatorisch sterk.
• Communicatief vaardig.
• Discreet en betrouwbaar.
• Stressbestendig.
• Flexibel.
• Dienstverlenend.
• Proactief.
Planning
• Start: zo spoedig mogelijk.
• Duur van de opdracht: 6 maanden.
• Mogelijkheid tot verlenging.
• Selectiegesprekken vinden plaats in juni 2026.
• Voor aanvang van de werkzaamheden kan een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) worden gevraagd.
Werkdag
• 24 tot 36 uur per week.
• Werkdagen van maandag tot en met vrijdag.
• Werklocatie op kantoor.
• Hybride werken is niet mogelijk.
__________________
Solliciteer direct