Business Administration Support
Organisatie
Je werkt bij Shell IT International in Den Haag binnen een internationale technologieomgeving. De organisatie werkt met senior leiders en teams verspreid over verschillende locaties en tijdzones. Professionaliteit, integriteit, samenwerking en respect staan centraal.
Als Personal Assistant ondersteun je de General Manager binnen het technologiedomein en werk je nauw samen met senior stakeholders, assistants en verschillende teams binnen de organisatie.
Opdracht
Als Personal Assistant bied je hoogwaardige administratieve, organisatorische en coördinerende ondersteuning aan de General Manager. Je helpt bij het stellen van prioriteiten en zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden en belangrijke bedrijfsdoelstellingen effectief worden georganiseerd.
Je beheert complexe agenda’s, prioriteiten, vergaderschema’s en de dagelijkse workflow. Daarbij beoordeel je welke verzoeken direct aandacht nodig hebben, welke kunnen worden gedelegeerd en welke op een later moment kunnen worden behandeld.
Je organiseert vergaderingen, leiderschapssessies, teamevenementen en externe afspraken. Je bereidt agenda’s en vergaderstukken voor, maakt notities en bewaakt afgesproken vervolgacties. Ook coördineer je reizen, onkosten en andere administratieve processen.
Je ondersteunt heldere en tijdige communicatie binnen het technologieleiderschapsteam en richting andere stakeholders. Vertrouwelijke en gevoelige informatie behandel je zorgvuldig en professioneel.
Daarnaast signaleer je mogelijkheden om administratieve processen, teamroutines en planningen te verbeteren. Je ondersteunt onboarding, teamactiviteiten en belangrijke momenten voor het leiderschapsteam.
Vereisten
• Aantoonbare ervaring met administratieve ondersteuning of werkzaamheden als Personal Assistant voor senior management.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van zowel Nederlands als Engels.
• Ervaring met het beheren van complexe agenda’s, vergaderingen, reizen en bedrijfsadministratie.
• Ervaring met het stellen van prioriteiten en het effectief omgaan met veranderende deadlines.
• Goede beheersing van Microsoft Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint.
• Ervaring met het professioneel en discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Ervaring met senior stakeholders uit verschillende teams, locaties en/of tijdzones.
Wensen
• Ervaring als Personal Assistant of managementondersteuner binnen technologie, digitalisering of transformatie.
• Ervaring binnen een grote internationale corporate organisatie.
• Ervaring met het organiseren van leiderschapsbijeenkomsten, town halls en teamevenementen.
• Ervaring met onkostenadministratie en aanverwante administratieve processen.
• Ervaring met het verbeteren van administratieve processen en teamroutines.
Competenties
• Organisatorisch sterk.
• Uitstekend in plannen en prioriteren.
• Proactief.
• Discreet en integer.
• Communicatief vaardig.
• Zelfstandig.
• Samenwerkingsgericht.
• Stressbestendig en flexibel.
• Oordeelsvaardig.
• Stakeholdergericht.
Planning
De opdracht loopt tot en met 14 juli 2027.
Werkdag
De inzet bedraagt 40 uur per week. De standplaats is Den Haag en hybride werken is toegestaan. Voor de werkzaamheden wordt een laptop beschikbaar gesteld.
Functieschaal
Functieschaal JG9.
__________________
Solliciteer direct