Management- en directieondersteuner
Organisatie
Werken voor de gemeenten Woerden en Oudewater betekent werken aan ambities in een dynamische organisatie met een grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ruim 500 professionals werken voor twee gemeentebesturen die samen 60.000 inwoners vertegenwoordigen, in een politiek-bestuurlijke omgeving centraal in het Groene Hart. De organisatie kent een informele werksfeer, heeft oog voor talent, stimuleert ontwikkeling en brede inzetbaarheid en biedt flexibiliteit in werkzaamheden en interessante interne projecten.
Opdracht
De gemeente Woerden zoekt tijdelijk een ervaren management- en directieondersteuner, ter vervanging in verband met zwangerschapsverlof en het vertrek van een medewerker. Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning aan meerdere teammanagers binnen het domein Bedrijfsvoering en aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris. De nadruk ligt op complex agendabeheer en het volledig ontzorgen van bestuurders en managers, zodat zij hun bestuurlijke en managementtaken ongestoord kunnen uitvoeren.
Je werkzaamheden:
• Je verzorgt volledig en proactief agendabeheer, inclusief het afstemmen van vergaderlocaties en faciliteiten.
• Je beheert correspondentie en e-mail en legt verbanden tussen e-mails en agenda-items.
• Je bereidt overleggen voor en notuleert.
• Je beheert en handelt (personeels)administratie af in zaaksystemen zoals Decos JOIN.
• Je ondersteunt bij inhuur en contractbeheer van tijdelijke medewerkers.
• Je verzorgt vakantie- en afwezigheidsregistraties.
• Je codeert facturen.
• Je organiseert teamdagen en representatieve aangelegenheden.
• Je vervangt en werkt samen met de overige managementondersteuners in het team.
Je werkt nauw samen met de teammanagers, de algemeen directeur/gemeentesecretaris en collega-secretariaten en rapporteert operationeel aan de manager bedrijfsvoering. Je handelt proactief, werkt oplossingsgericht en schakelt snel in een dynamische gemeentelijke omgeving. Je zet Office365, Teams en iBabs routinematig en efficiënt in. De opdracht wordt ingevuld op detacheringsbasis. Je maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager; prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden door de organisatie vastgesteld.
Vereisten
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner.
• Je hebt aantoonbare werkervaring als management- of directieondersteuner binnen een gemeente.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met Office365, inclusief Outlook en Teams, en met iBabs, en vermeldt in je cv duidelijk waar je deze ervaring hebt opgedaan.
• Je gebruikt bij de uitvoering van de opdracht je eigen IT-middelen (laptop, telefoon en toebehoren; bring your own device).
• Je kunt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen.
• Je cv is in het Nederlands opgesteld, telt maximaal 5 pagina’s (exclusief voorblad en een motivatiebrief van maximaal 1 pagina) en wordt aangeleverd als pdf.
• Je cv bevat minimaal 2 referenties, met naam, functie en organisatie.
Wensen
• Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als management- of directieondersteuner.
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner bij een gemeente of overheidsinstelling.
• Je hebt aantoonbaar een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het zaaksysteem Decos JOIN.
• Je voegt een persoonlijke motivatie toe (maximaal 300 woorden) over je geschiktheid voor de opdracht, je relevante gemeentelijke ervaring en je beschikbaarheid.
Competenties
• Je bent goed in organiseren.
• Je bent nauwkeurig.
• Je communiceert goed.
• Je bent stressbestendig.
• Je werkt goed samen.
• Je handelt proactief.
• Je bent digitaal vaardig.
Planning
Je start op 1 december 2026. De opdracht loopt tot en met 16 april 2027 en kan één keer met 3 maanden worden verlengd. Je werkt 36 uur per week.
Werkdag
Je werkt op maandag, dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdagochtend. Hybride werken is niet mogelijk.
Functieschaal
Deze functie valt in functieschaal 8 van de cao van de opdrachtgever.
__________________
Solliciteer direct