ZZP: Specialist Informatievoorziening En Archiefbeheer
Organisatie
Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR) zoekt tijdelijke externe expertise voor een krachtige versnellingsaanpak van de informatiehuishouding en het archiefbeheer. Aanleiding is het Jaarverslag Archieftoezicht 2025 van het Regionaal Archief Rivierenland. Daaruit blijkt dat BSR stappen zet, maar dat verdere versterking nodig is, onder meer op personele borging en de invulling van archiefwettelijke taken en verantwoordelijkheden zoals vernietiging, overbrenging en vervanging. De nadruk ligt op het borgen van duurzame toegankelijkheid vanaf het moment van opstellen of ontvangen van documenten, het opstellen van een overzicht van de informatiehuishouding en het inrichten van beheermaatregelen voor categorieën documenten.
Opdracht
Je stelt een praktisch verbeterplan informatiehuishouding op en brengt dit direct in uitvoering. De opdracht is gericht op zichtbare verbeteringen, concrete maatregelen en duidelijke advisering. Je werkt binnen de kaders, prioriteiten en planning van BSR en nauw samen met de auditor/beleidsadviseur, ICT, CISO, FG, procesbeheerders, management en waar nodig het Regionaal Archief Rivierenland.
De werkzaamheden bestaan in ieder geval uit:
• Opstellen van een verbeterplan informatiehuishouding op basis van het Jaarverslag Archieftoezicht 2025 en eerdere openstaande aanbevelingen, met per aanbeveling prioriteit, actie, resultaat, eigenaar en planning.
• Uitvoeren of begeleiden van urgente verbetermaatregelen rond (digitaal) informatiebeheer, duurzame archivering, metadata, bewaartermijnen, vernietiging en overbrenging naar de archiefbewaarplaats.
• Inzichtelijk maken van de informatiehuishouding: werkprocessen, documentstromen, applicaties, opslaglocaties, autorisaties, proceseigenaren en risico’s.
• Onderzoeken en verbeteren van archiveringsfunctionaliteiten in procesapplicaties en opslaglocaties, waaronder netwerkschijven, SharePoint en het zaaksysteem.
• Opstellen of actualiseren van praktische afspraken, werkinstructies en beleid over dossiervorming, dossiereigenaarschap, bestandsnaamgeving, versiebeheer, bestandsformaten, autorisaties en schaduwarchivering.
• Ondersteunen bij het toepassen van selectielijsten, het inzichtelijk maken van digitale vernietigingsachterstanden, het voorbereiden van vernietigingslijsten en -verklaringen en het opstellen van een procesbeschrijving voor vernietiging.
• Uitwerken van een passend metagegevensschema, met MDTO als mogelijk uitgangspunt.
• Adviseren over vervanging, hybride archiefvorming, verklaringen van vervanging en een organisatiebrede procesbeschrijving voor vervanging.
• Opstellen of aanscherpen van een conversie- en migratieprotocol en adviseren over migraties, leveranciersafspraken en digitale beheeromgevingen.
• Inrichten van een eerste werkbare vorm van kwaliteitszorg voor informatiebeheer, inclusief monitoring, verbeteracties en periodieke voortgangsrapportage.
• Voorbereiden van BSR op de Archiefwet 2026 en de verkorting van de overbrengingstermijn.
• Overdragen van kennis aan medewerkers en management, zodat verbeteringen na afloop geborgd blijven.
Aan het einde van de opdracht zijn in ieder geval opgeleverd:
• Een concreet en uitvoerbaar verbeterplan informatiehuishouding met prioriteiten, planning, eigenaren en voortgangsafspraken.
• Een actueel overzicht van de belangrijkste werkprocessen, informatiestromen, applicaties en opslaglocaties.
• Praktische werkinstructies en afspraken voor medewerkers over dossiervorming en informatiebeheer.
• Een aanpak voor digitale vernietiging, inclusief inzicht in mogelijke achterstanden en een voorstel voor vervolgstappen.
• Een concept-metagegevensschema en advies over de toepassing daarvan.
• Een eerste inrichting van kwaliteitszorg voor informatiebeheer, inclusief monitoring en rapportage.
• Advies over structurele borging van informatie- en archiefbeheer vanaf 2027.
Vereisten
• Afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau.
• Minimaal 3 jaar beleidsmatige en/of projectmatige werkervaring met informatiebeheer en/of archiefbeheer binnen een lagere overheid, gemeenschappelijke regeling, waterschap of regionaal samenwerkingsverband; licht dit toe met minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject.
• Kennis van de Archiefwet, de Archiefregeling, selectielijsten en duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie; licht dit duidelijk toe.
• Uiterlijk beschikbaar per 1 november 2026 voor 24 uur per week, voor de gehele opdracht inclusief eventuele verlengingen.
• De opdrachtgever vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
• Je cv is in het Nederlands opgesteld, telt maximaal 5 pagina’s (exclusief voorblad en een motivatiebrief van maximaal 1 pagina) en wordt aangeleverd als pdf.
• Je cv bevat minimaal 2 referenties, met naam, functie en organisatie.
Wensen
• Minimaal 5 jaar beleidsmatige en/of projectmatige werkervaring met informatiebeheer en/of archiefbeheer binnen een lagere overheid, gemeenschappelijke regeling, waterschap of regionaal samenwerkingsverband; licht dit toe met minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject.
• Werkervaring met het opstellen en uitvoeren van verbeterplannen voor informatiehuishouding, archiefbeheer of digitale duurzame toegankelijkheid; licht dit toe met minimaal één praktijkvoorbeeld en/of referentieproject.
• Werkervaring met digitale archivering, bewaartermijnen, vernietiging, metadata, netwerkschijven, SharePoint, zaaksystemen of procesapplicaties; licht dit toe met minimaal één praktijkvoorbeeld en/of referentieproject.
• Werkervaring met MDTO, kwaliteitssystemen informatiebeheer, e-depot, conversie/migratie of vervanging; licht dit toe met minimaal één praktijkvoorbeeld en/of referentieproject.
• Afgeronde relevante opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau in de richting van informatiebeheer, archivistiek, informatiemanagement, bestuurskunde of vergelijkbaar.
Geef in je cv duidelijk aan in hoeverre je aan de criteria en competenties voldoet. Informatie die niet expliciet in je cv of toelichting staat, telt niet mee in de beoordeling.
Competenties
• Analytisch vermogen
• Resultaatgericht werken
• Plannen en organiseren
• Schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
• Samenwerken
• Overtuigingskracht
• Omgevingsbewustzijn
• Zelfstandigheid
• Nauwkeurigheid
• Proactiviteit
• Adviesvaardigheid
Je kunt snel schakelen, goed doorvragen, hoofd- en bijzaken onderscheiden en complexe informatie vertalen naar praktische afspraken en toepasbare werkinstructies.
Planning
Je start op 1 november 2026. De opdracht duurt 3 maanden en kan zeven keer met 3 maanden worden verlengd. Je werkt 24 uur per week.
Reageren kan tot uiterlijk donderdag 29 oktober 2026, 09:00 uur.
Werkdag
De werkdagen zijn in overleg. Hybride werken is mogelijk.
__________________
Solliciteer direct